Facturen op papier verdwijnen: is uw bedrijf klaar voor de digitale stap?

10 april 2025

Binnenkort behoort het versturen van papieren facturen of pdf-bestanden tot het verleden. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven overstappen op elektronische facturatie voor transacties tussen ondernemingen. Dat betekent dat bijna 1,2 miljoen bedrijven in ons land hun facturen voortaan digitaal en gestructureerd moeten uitwisselen via het beveiligde Peppol-netwerk. De FOD Financiën en de FOD Economie starten daarom een sensibiliseringscampagne om bedrijven klaar te stomen voor deze verandering. Hoewel 250.000 ondernemingen al zijn aangesloten op Peppol, hebben velen nog een lange weg te gaan.

Elektronische facturatie wordt verplicht

Vanaf de eerste dag van 2026 moeten Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn hun facturen voor andere ondernemingen elektronisch versturen. Geen losse pdf’s meer via e-mail of stapels papier in de post: de facturen krijgen een gestructureerd formaat en worden rechtstreeks uitgewisseld tussen de software van bedrijven. Deze verplichting komt voort uit een Europese richtlijn die vanaf 1 juli 2030 ook intracommunautaire transacties raakt, maar België voert de maatregel nu al in. Het doel is helder: de btw-kloof verkleinen en de economie verder digitaliseren. Eléonore Simonet, minister van Zelfstandigen en KMO’s, benadrukt dat deze stap niet alleen efficiëntie oplevert, maar ook het dagelijks beheer van bedrijven vergemakkelijkt.

Voordelen voor ondernemers

De overstap naar e-facturatie brengt concrete pluspunten met zich mee. Bedrijven kunnen tot wel negen euro per factuur besparen, wat neerkomt op een kostenverlaging van zo’n 75 procent. Dankzij de geautomatiseerde verwerking worden fouten verminderd en betalingen sneller uitgevoerd. Bovendien zorgt het beveiligde Peppol-netwerk ervoor dat fraude en misbruik minder kans krijgen. Toch zijn veel ondernemers nog niet voorbereid, terwijl de deadline dichterbij komt. De sensibiliseringscampagne moet daar verandering in brengen.

Peppol als ruggengraat

Het Peppol-netwerk vormt de basis van deze digitale ommezwaai. Dit systeem maakt het mogelijk om gestandaardiseerde bedrijfsdocumenten veilig en efficiënt uit te wisselen. Dagelijks melden zich ongeveer 1500 nieuwe bedrijven aan, maar met nog bijna een miljoen ondernemingen te gaan, is de urgentie groot. Wie mee wil zijn, moet ervoor zorgen dat de gebruikte facturatiesoftware klaar is voor Peppol. Dat vraagt om een evaluatie van de huidige systemen en mogelijk een aanpassing van de werkwijze.

Hoe bereidt u zich voor?

Bedrijven die zich willen wapenen voor 1 januari 2026, kunnen nu al actie ondernemen. Een eerste stap is het controleren van het bestaande facturatiesysteem op compatibiliteit met Peppol. Daarnaast is het slim om personeel vertrouwd te maken met de nieuwe procedures. De overheid helpt ook financieel: sinds 1 januari 2025 is de digitale investeringsaftrek verhoogd naar 20 procent. Voor de periode van 2024 tot 2027 kunnen kmo’s en zelfstandigen bovendien rekenen op een aftrek van 120 procent op kosten voor factureringspakketten en advies. Jan Jambon, minister van Financiën, noemt deze voordelen een extra stimulans om de overstap te maken.

Campagne biedt houvast

Om bedrijven te begeleiden, hebben de FOD Financiën en de FOD Economie een website gelanceerd: http://efacture.belgium.be. Daar vinden ondernemers een uitgebreide FAQ, een handig stappenplan en een contactpagina voor vragen. De campagne benadrukt dat de overgang niet alleen een verplichting is, maar ook een kans om efficiënter te werken. Met de juiste voorbereiding wordt 2026 geen struikelblok, maar een startpunt voor slimmer ondernemen.

De tijd tikt voor Belgische bedrijven. Wie nu investeert in de overstap, plukt daar straks de vruchten van. Een vlottere administratie, lagere kosten en een stevige beveiliging liggen binnen handbereik. De sensibiliseringscampagne maakt duidelijk: wachten is geen optie meer.

Bronnenoverzicht

Gerelateerde nieuwsberichten

Subscribe
Subscribe